Tuez le monstre des e-mails! Comment gérer la surcharge de la boîte de réception et vraiment faire les choses

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En tant que personne qui gagne sa vie en travaillant entièrement en ligne, je reçois beaucoup de courriels. Kate et moi avions des moments où nous passions presque une journée entière à parcourir et à traiter des courriels au lieu de rechercher et d'écrire du contenu pour nos fantastiques lecteurs. Nous avons détesté ces fêtes de courrier électronique qui durent toute la journée. À la fin, nous serions un peu soulagés d’avoir vidé nos boîtes de réception, mais nous ressentirions en même temps de l’anxiété de ne pas avoir atteint ce qui est important pour nous et pour le site. Même si nous avions le temps de nous mettre à l'écriture, notre volonté était tellement épuisée d'avoir à faire tant de choix sur la façon de répondre que nous n'avions tout simplement pas l'énergie mentale ou la concentration pour passer efficacement à une tâche différente.


Nous ne sommes pas les seuls à nous sentir à la fois épuisés et enchaînés à notre boîte de réception. Selon le L.A. Times, des études récentes ont montré que l'employé moyen passe jusqu'à un tiers de sa journée à répondre aux e-mails au lieu de faire un travail productif. Le manque de temps créé par e-mail a obligé certaines entreprises à créer des politiques draconiennes de non-e-mail pour forcer leurs employés à être réellement productifs.

Lorsque le courrier électronique a été créé, il était destiné à rationaliser notre communication et à la rendre plus efficace. Et il peut toujours, mais le plus souvent, il se transforme en un monstre dévorant le temps, induisant le stress et détruisant le travail de l'héritage. Comment pouvons-nous vaincre la puissante bête qui se cache dans nos boîtes de réception et laisser la paix régner à nouveau dans tout le pays?


Bien que je n’ai certes pas maîtrisé la gestion efficace de mes e-mails, j’ai fait d’énormes progrès au fil des ans. Répondre aux e-mails représente maintenant un pourcentage beaucoup plus faible de ma journée qu'auparavant. Ci-dessous, je partage ce que j'ai appris sur la réduction de la quantité d'e-mails que je reçois et sur la manière de les traiter rapidement et efficacement. Je vous encourage vivement à mettre en œuvre bon nombre de ces étapes dès que vous les lirez; il est si facile de retarder l’action dans ce domaine et de ne jamais y arriver. Fais le maintenant!

Comment réduire l'arrivée d'e-mails

La première étape à franchir pour conquérir votre messagerie est de réduire le nombre d'e-mails arrivant dans votre boîte de réception. Voici comment.


Désactivez les notifications des sites de médias sociaux. Vous n’avez pas besoin de recevoir des e-mails chaque fois que quelqu'un répond à un tweet ou à un commentaire Facebook ou lorsque quelqu'un se connecte avec vous sur LinkedIn. De toute façon, vous verrez ces mises à jour lorsque vous visiterez ces sites, alors pourquoi les ont-ils vider votre boîte de réception? De plus, ces notifications ne sont que des distractions qui attendent d'arriver. («Ooo… quelqu'un a publié un commentaire sur ma photo Facebook. Laissez-moi vérifier…» * passe encore 20 minutes à surfer sur Facebook. *) Visitez les pages de paramètres de compte sur tous les sites de réseaux sociaux auxquels vous appartenez et désactivez TOUS les e-mails notifications.



Désabonnement de masse de bacn. La plupart des fournisseurs de messagerie font un travail décent pour empêcher le spam d'atteindre votre boîte de réception. Mais que pouvez-vous faire à propos de ces newsletters et de ces bons de réduction auxquels vous vous êtes vous-même inscrit au fil des ans? Prononcé «bacon» (c'est un terme technique - c'est «mieux que le spam, mais pas aussi bien qu'un message personnel»), ce sont des e-mails auxquels vous vous êtes abonné, mais vous ne les ouvrez jamais, ils encombrent votre boîte de réception, et ils sont ennuyeux. Techniquement, il ne s’agit pas de spam, car vous en avez donné l’autorisation (même si vous ne l’aviez pas réalisé à ce moment-là). Parfois, le bacn est utile - comme la newsletter L'Art de la virilité! - mais généralement c'est une nuisance.


Maîtrisez votre bac en vous désabonnant des listes sur lesquelles vous ne souhaitez plus figurer. Le moyen le plus difficile de le faire est d'ouvrir chaque message indésirable un par un au fur et à mesure de son arrivée et de cliquer sur l'option «se désabonner». Un moyen plus efficace serait d'utiliser l'un des nombreux outils de désabonnement en masse disponibles sur le marché.

Unroll.me c'est ce que j'utilise. Connectez votre messagerie Gmail ou Yahoo à Unroll.me, et le site parcourt votre boîte de réception pour trouver les e-mails d'abonnement. Unroll.me vous présentera ensuite une liste d'adresses e-mail qui semblent être des abonnements et vous demandera si vous souhaitez vous désabonner ou «ajouter au cumul». Cliquez sur se désabonner et vous ne recevrez plus cet e-mail. Si vous souhaitez toujours recevoir des e-mails d'abonnement, vous pouvez les combiner en un seul résumé d'e-mail (appelé votre cumul).


Unroll.me fait un travail assez décent pour attraper tous ces e-mails d'abonnement, mais quelques-uns passent encore entre les mailles du filet. Vous pouvez également utiliser la fonction de recherche de votre boîte de réception et rechercher «se désabonner». Cela devrait faire apparaître la plupart des e-mails d'abonnement que vous recevez, puis il vous suffit de les parcourir et de vous désabonner de ceux que vous ne souhaitez plus recevoir.

Pour éviter davantage de contenu à l'avenir, il peut être judicieux de configurer un «e-mail graveur» que vous pouvez transmettre aux sites Web ou aux entreprises qui ont besoin d'un e-mail de votre part pour accéder à leur service. MailDrop est un excellent service pour créer des adresses e-mail pour les moments où vous ne voulez pas donner la vraie.


Configurez des filtres pour arrêter les FWD ennuyeux: les e-mails. Nous avons probablement tous ces FWD ennuyeux: des courriels en chaîne contenant une diatribe politique ou un mythe urbain idiot. Ils ne sont généralement envoyés que par quelques personnes sélectionnées dans votre liste de contacts - une tante ou un collègue à l'apparence écureuil dans la cabine suivante.

Filtrez ces e-mails dans un dossier spécial. Gmail facilite la création de ce filtre. (D'autres programmes de messagerie le font également, nous ne faisons que souligner le processus spécifique à Gmail.)


Page de boîte de réception Gmail vintage.

Lorsque vous recevez un transfert offensant d'une personne, cliquez sur 'Plus', puis sur 'Filtrer les messages comme ceux-ci'.

En-tête de page Gmail vintage.

Dans la ligne d'objet, ajoutez «avant ou après».

Page Gmail, cliquez sur Continuer et vérifiez la boîte de réception.

Cliquez sur 'Continuer'. Cochez ensuite 'Ignorer la boîte de réception (archives)' et appliquez le libellé 'Renvois'.

Désormais, chaque fois que vous recevez un transfert de cette personne, il ira directement dans le dossier que vous venez de créer. Revoyez-le une fois par semaine au cas où l'un de leurs attaquants pourrait réellement être important.

Écrivez des e-mails qui ne créent pas plus d'e-mails. Un problème avec le courrier électronique est qu'il engendre souvent simplement plus de courrier électronique. En moyenne, un e-mail sortant génère deux réponses. The Asian Efficiency Blog appelle ce problème le Effet E-mail Boomerang. Par exemple, vous envoyez un e-mail avec une question ouverte comme:

«Quand voulez-vous vous réunir?»

Ils répondent par «Lundi».

Vous: 'Lundi n'est pas bon pour moi. Comment ça sonne mardi? »

Eux: «Bien sûr. Quelle heure?'

Vous: «14h?»

Eux: '14 heures, ce n'est pas bon. Et 17 heures? »

Etc.

La plupart de ces e-mails auraient pu être évités en remplaçant simplement la question ouverte initiale par une autre qui suscite une réponse oui / non telle que «Rassemblons-nous cette semaine. Je suis disponible M, T, W entre 12h et 17h. L'une de ces dates / heures fonctionne-t-elle et si oui, laquelle? » Ils répondent avec la date et l'heure. Fin du fil de discussion.

Voici quelques autres stratégies que vous pouvez utiliser pour rédiger des e-mails qui n'initient pas l'effet Email Boomerang

  • Utilisez CC avec discrétion. Chaque personne que vous ajoutez à un fil de discussion n'est qu'une autre réponse qui attend. Évitez les e-mails inutiles en n'incluant que les personnes qui ont absolument besoin d'être dans le fil.
  • Essayez d'inclure une action par défaut de non-réponse. Lorsque vous rédigez un e-mail avec une question, configurez la question de manière à ce qu'une action par défaut ne nécessite aucune réponse de votre destinataire. Par exemple, lorsque vous planifiez un événement, vous pouvez formuler votre e-mail comme ceci: 'Je vais planifier la salle de conférence pour mardi à 15 heures. Si je n’ai pas de vos nouvelles d’ici demain, je suppose que tout va bien. » Si la personne n'a pas de problème, vous n'obtiendrez pas de réponse. Boom. Vous venez de réduire la quantité d'e-mails que vous avez reçus.
  • Ajoutez «FYI» au début de la ligne d'objet; terminer par NRN. De nombreux e-mails que vous envoyez ne le sont qu'à titre informatif et ne nécessitent pas de réponse. Faites-le savoir à votre destinataire dans la ligne d'objet en commençant par «FYI» et en terminant par «NRN» (aucune réponse n'est requise). Exemple: «Pour info: dernier rapport d'entreprise. NRN. »
  • N'envoyez pas d'e-mails. La solution la plus simple à l’effet Email Boomerang est de ne pas envoyer d’e-mails à moins que cela ne soit absolument nécessaire.

Installez des barrières. L’un des plus grands avantages de l’e-mail est également son plus gros inconvénient: il n’existe pratiquement pas d’obstacles en termes de temps / effort / embarras lors de l’envoi d’un e-mail.

Il n'y a pas très longtemps, si vous vouliez entrer en contact avec un ami, un média ou une entreprise, vous deviez écrire une lettre ou décrocher le téléphone. Ce n'est pas parce que la technologie a rendu la connexion avec presque tout le monde instantanée et assez anonyme que les gens ont le droit d'essayer de se connecter avec vous quand et où ils le souhaitent, ni de vous rendre disponible à quiconque le demande; une invention peut changer les attentes, mais elle ne les rend pas automatiquement raisonnables ou civilisées. Autrement dit, la technologie a peut-être facilité la communication, mais elle n’a pas rendu votre temps moins précieux.

Donc, si vous êtes quelqu'un qui dirige sa propre entreprise et qui reçoit beaucoup d'e-mails non sollicités, ne vous sentez pas mal à l'idée de mettre des barrières dans votre boîte de réception. Notre ami Antonio Centeno du Vrais hommes style réel fait promettre aux personnes qui utilisent son formulaire de contact de ne pas poser de questions auxquelles on pourrait répondre avec 10 minutes de recherche sur Google et de faire une bonne action s'il répond à leur e-mail dans les 23 heures.

Page Gmail contacter Antonio et l

Formulaire de contact d’Antonio. Vous devez promettre de ne pas poser de questions stupides avant de lui envoyer un courriel.

Il y a plus d'un an, Kate et moi avons pris la décision encore plus dramatique d'éliminer complètement notre formulaire de contact. Les gens peuvent plutôt nous contacter en envoyant un tweet ou en nous écrivant une vraie lettre. Nous l'avons fait parce que, comme mentionné au départ, de plus en plus de notre temps était consacré à répondre aux e-mails. Et 90% de ces e-mails étaient de la merde: des arguments commerciaux et de relations publiques, des corrections de grammaire, des questions auxquelles on pouvait répondre avec une recherche Google, ou s'ils avaient gagné un cadeau d'il y a cinq ans. Mais la vraie ampoule s'est éteinte quand j'ai lu quelque chose qui parlait de la façon dont la communication devrait être, et était autrefois équitable; lorsque vous parlez à quelqu'un au téléphone ou échangez des lettres, chaque personne passe à peu près le même temps sur l'échange. Mais avec le courrier électronique, quelqu'un passait 2 minutes à poser une question qui me prendrait dix minutes pour y répondre. L'équilibre de l'investissement en temps expéditeur / répondeur était vraiment déséquilibré.

Se débarrasser du formulaire de contact a éliminé un énorme fardeau de statique, de stress et de temps perdu dans nos vies. C'était incroyable. Je suis sûr que cela exaspère quelques personnes qui croient fermement qu'elles ont le droit à une communication instantanée, mais les quelques fois où j'ai entendu parler d'eux, il s'avère qu'elles cherchaient à transmettre exactement le genre de message inutile auquel la barrière est là. prévenir! Nous sommes très heureux de répondre à toutes les lettres que nous recevons. Mais honnêtement, nous n’en avons pas une tonne. Il est intéressant de noter que des choses qui semblaient autrefois importantes pour les gens ont cessé d'être si importantes une fois qu'ils ont dû faire preuve de prévoyance et consacrer autant de temps à leur requête que moi à ma réponse.

De toute évidence, cette solution n’est pas pour tout le monde. De nombreuses entreprises ont besoin d'entendre leurs clients autant que possible. Mais quelle que soit votre situation, cherchez votre propre façon de faire obstacle à votre boîte de réception afin de recevoir plus d'e-mails que vous voulez et dont vous avez besoin et moins de paillettes.

Décrochez le téléphone, utilisez Skype, allez parler à la personne en face à face. S'il semble qu'un échange d'e-mails dépasse quatre e-mails aller-retour, décrochez le téléphone, utilisez Skype ou allez parler à la personne en face à face. Il est parfois tout simplement plus efficace de passer 5 à 10 minutes à discuter de ce dont vous avez besoin que de diffuser la même conversation toute la journée par e-mail.

Comment traiter les e-mails rapidement et efficacement

Vous avez donc réduit le nombre d'e-mails que vous recevez. C’est un début. Nous avons maintenant besoin d'un système pour traiter rapidement les e-mails laissés dans notre boîte de réception. Voici quelques suggestions.

Désactivez les notifications par e-mail sur votre ordinateur et votre téléphone. Pour briser l'habitude fastidieuse de vérifier constamment vos e-mails, désactivez toutes les notifications par e-mail sur votre ordinateur et votre téléphone. Ces petits «pings» aléatoires ne font que vous conditionner à vérifier vos e-mails de manière compulsive comme un chien pavlovien. De plus, les notifications par e-mail nous distraient d'un travail concentré et concentré. Nos cerveaux ne sont pas vraiment câblés pour le multitâche. Nous pensons peut-être que nous ne passerons qu'une minute à lire ce dernier e-mail, mais des études ont révélé qu'il faut en moyenne 25 minutes pour revenir à votre travail d'origine une fois que vous êtes allé dans le terrier du lapin.

Établissez des heures fixes pour répondre aux e-mails. Au lieu de vérifier vos e-mails au fur et à mesure que les notifications apparaissent, prévoyez des heures spécifiques chaque jour que vous consacrez à la vérification et à la réponse aux e-mails, comme une session de 30 minutes le matin et à la fin de la journée. Vous serez étonné de la quantité d'e-mails que vous pourrez traiter et répondre lorsque vous serez uniquement concentré sur la tâche.

Pour rendre vos sessions e-mail encore plus productives, pensez à répondre aux e-mails en mode «hors ligne». Répondre aux e-mails hors connexion vous permet de ne pas vous enliser dans un jeu de 'tennis par e-mail' où quelqu'un répond immédiatement à votre réponse.

Une réfutation courante pour ne vérifier et répondre aux e-mails que quelques fois par jour est: 'Que faire si je reçois un e-mail important qui nécessite une réponse le plus tôt possible?' Si c'est vraiment aussi important que cela, la personne qui essaie de vous contacter se connectera à vous d'une manière différente, comme vous appeler au téléphone. La réalité est que la plupart des éléments contenus dans les e-mails ne sont pas si importants et peuvent attendre quelques heures pour obtenir une réponse. L’immédiateté des e-mails nous donne simplement le sentiment que tout ce que nous communiquons est urgent, même si ce n’est pas le cas.

Voici quelques autres conseils concernant le moment auquel répondre aux e-mails:

  • Ne prenez plus l'habitude de consulter vos e-mails dès le matin. Au lieu de cela, passez ce temps dans une routine qui vous préparera au succès quotidien et à vie.
  • Lorsque vous commencez votre session de révision des e-mails du matin, déplacez les e-mails qui n'ont pas besoin d'une réponse immédiate vers un dossier spécial (voir ci-dessous), puis répondez-y en fin de journée. Vous n'avez qu'une quantité limitée de volonté chaque jour, alors ne le gaspillez pas en formulant des réponses par e-mail avant même de vous plonger dans votre travail important.
  • Ne répondez pas aux e-mails professionnels après les heures de travail. Vous ne voulez pas que vos clients ou collègues aient l’impression que vous êtes disponible 24h / 24 et 7j / 7. Établissez des limites, sinon vous ne quitterez jamais votre boîte de réception. N'hésitez pas à rédiger vos réponses la nuit en mode hors connexion, ne les envoyez que le lendemain matin. Bien sûr, si vous travaillez au clair de lune en plus de votre travail de jour habituel, répondre aux e-mails en dehors des heures de travail est probablement votre seule option.

Répondre, supprimer, classer, archiver. Lors de vos sessions de messagerie, scannez rapidement votre boîte de réception. Avec chaque e-mail, vous allez effectuer l'une des quatre actions suivantes: répondre, supprimer, classer, archiver. Le but est de vider complètement votre boîte de réception.

Répondre: Si la réponse à un e-mail prend moins de deux minutes, répondez et en avez terminé. Cela peut inclure de le déléguer à la partie la plus appropriée ou à un assistant. Si l'e-mail ne nécessite pas de réponse, mais comporte une action associée, comme apporter les boissons au prochain match de football de votre enfant, écrivez l'action dans votre liste de tâches et archivez l'e-mail.

Supprimer: Soyez judicieux avec la touche de suppression. J'aime Matt Gemmell approche du traitement des e-mails:

'L'importance d'un e-mail n'est pas une chose à laquelle vous devez réfléchir. Si cela ne vous donne pas l'impression que vous devriez y répondre dans un délai d'un ou deux jours, ce n'est pas si important à toi. Archivez ou supprimez-le.

S'il est suffisamment important pour quelqu'un d'autre, cette personne déploiera des efforts pour que cela vous revienne. Si l'e-mail ne vous revenait pas, vous auriez perdu votre temps à y répondre. Gagnant-gagnant. »

En cas de doute, supprimez. Ne te sens pas coupable.

Fichier: Si un e-mail nécessite plus de temps pour répondre et n'est pas urgent, placez-le dans un dossier «Pour répondre». Dédiez chaque jour votre dernière session de vérification des e-mails à la gestion des e-mails de ce dossier.

Archiver: Si un e-mail est uniquement à titre informatif et ne nécessite aucune réponse ou action, archivez-le. Si vous avez besoin de ces informations, vous pouvez toujours les trouver à l'aide de la fonction de recherche de votre e-mail.

Utilisez la règle des cinq phrases. Gardez les réponses brèves. Cela fait gagner du temps pour vous et votre destinataire. L'entrepreneur Guy Kawasaki recommande le «règle des cinq phrases»Lors de la rédaction des e-mails. «Un e-mail approprié est un équilibre entre politesse et concision», dit-il. 'Moins de cinq phrases est souvent brusque et impoli, plus de cinq phrases font perdre du temps.'

Utilisez des réponses standardisées. Si vous recevez des e-mails qui nécessitent le même type de réponse à plusieurs reprises, pensez à créer une réponse standardisée. Avec juste un clic, votre message sera peuplé et envoyé. Une recherche rapide sur Google vous aidera à découvrir comment créer une réponse standardisée pour votre client de messagerie spécifique.

Utilisez des extensions de texte. En ce qui concerne les réponses standardisées, pensez à obtenir un expandeur de texte. Les programmes d'extension de texte vous permettent d'attribuer des frappes prédéfinies pour compléter des mots et des phrases. Chaque fois que vous saisissez cette touche, le module d'extension de texte saisit le mot ou la phrase complet. Taper des mots entiers est pour les drageons.

Voici quelques programmes d'extension de texte pour les différents systèmes d'exploitation:

Utilisez des répondeurs de vacances. Pour réduire la quantité d'e-mails qui obstruent votre boîte de réception pendant que vous êtes en vacances, assurez-vous d'utiliser un répondeur de vacances. De cette façon, les gens ne continueront pas à vous envoyer des e-mails encore et encore parce qu'ils pensent que vous êtes là et que vous ne répondez tout simplement pas.

Utilisez un outil de traitement des e-mails. Si vous ne parvenez toujours pas à traiter vos e-mails, pensez à utiliser une application Web pour vous aider à les parcourir rapidement et sans douleur. En voici quelques-uns à découvrir.

Boîte de réception prioritaire Gmail. Si vous utilisez Gmail, donnez leur Boîte de réception prioritaire comportent un tourbillon. Lorsque vous l'activez, Gmail commence à regarder comment vous répondez et traitez vos e-mails. En fonction de votre comportement dans la boîte de réception, Gmail commencera à trier automatiquement vos e-mails pour vous, en plaçant vos éléments importants en haut et les éléments moins importants en bas. Il faut un certain temps à la boîte de réception Prioritaire pour vraiment faire fonctionner sa magie, alors soyez patient au début.

Sanebox. Sanebox fonctionne de manière similaire à Priority Inbox, mais fonctionne avec plusieurs clients de messagerie. Outre le filtrage et le tri de vos e-mails pour vous, Sanebox propose également d'autres fonctionnalités utiles comme la désinscription en un clic et les rappels de suivi. Sanebox coûte 5,79 $ par mois.

Mailstorm. Si vous avez un important arriéré d’e-mails (je parle de milliers), Mailstrom pourrait être pour vous. Connectez votre compte Gmail à Mailstrom et vous pourrez trier tous vos e-mails d'une manière que vous n'auriez pas imaginée avec la boîte de réception par défaut de Gmail. Débarrassez-vous rapidement des éléments non importants et concentrez-vous simplement sur les e-mails importants.

Cela vaut également pour toutes ces méthodes. Essayez-les pour voir ce qui fonctionne pour vous et essayez également d'autres idées. Le temps est la chose la plus précieuse qu'un homme possède. Ne laissez pas le monstre du courrier électronique le dévorer et contrôler votre vie - éliminez-le de votre royaume et prenez votre place sur le trône de la productivité et de la tranquillité d’esprit!

Quels sont vos conseils pour tuer les monstres par e-mail? Y en a-t-il que nous n'avons pas inclus? Partagez-les avec nous dans les commentaires!

Illustration par Ted Slampyak